Garanta produtividade no atendimento com plataformas de telefonia na nuvem

Garanta produtividade no atendimento com plataformas de telefonia na nuvem

Muitas empresas atrelam o sucesso à produtividade, ou seja, se o time de colaboradores conseguirem produzir com mais qualidade e eficiência, consequentemente eles terão melhores resultados. Só que manter um ritmo de trabalho constante é uma tarefa complicada e instável. Nem sempre iremos fazer os deveres na mesma frequência por diferentes motivos, imprevistos e demandas mais urgentes que surgirem.

E essa busca pelo padrão de capacidade em produzir sempre na mesma frequência pode ser frustrante em diferentes áreas, inclusive no suporte com o cliente. Então, para te ajudar nessa questão, esse conteúdo irá te mostrar como as plataformas na nuvem podem auxiliar a produtividade no atendimento do seu negócio e muito mais sobre o assunto. Confira!

O que é produtividade no atendimento e qual é a sua importância?

Produzir bem não significa fazer o seu trabalho em larga escala, acelerando e entregando diversos projetos, planejamentos e ações em uma semana, ou até mesmo em um único dia. Entregar as demandas com qualidade não está atrelado a quantidade de atividades que você faz no dia a dia. 

Essa afirmação é muito importante de ser compreendida porque nada vai adiantar acelerar o time de colaboradores para entregarem suas tarefas se elas não estiverem bem feitas. Isso acontece, pois, com muitos trabalhos acumulados, com prazos de entrega curtos, as pessoas acabam não conseguindo focar em fazer com qualidade. Muito pelo contrário, elas acabam querendo entregar tudo, da melhor forma que conseguirem, só para cumprirem com o tempo estipulado. Algumas das demandas até podem se perder nessa confusão toda.

Além disso, com tanta pressão, os colaboradores podem acabar se sentindo desmotivados, cansados e sobrecarregados. Dessa forma, eles não vão conseguir oferecer o melhor para a empresa e as chances deles procurarem outras oportunidades, que respeitem o tempo de produtividade, são altas. Então, para evitar isso, é essencial disponibilizar um ambiente respeitoso para toda a sua equipe.

De acordo com uma pesquisa, realizada pela Stanford University, informa que uma pessoa que trabalha 55 horas por semana, produz o mesmo que uma que acaba se dedicando a 70 horas. Logo, baseado nesse estudo, fica claro que não há importância para o tempo que alguém se dedica a um trabalho, isso não define se esse colaborador é mais produtivo do que outros.

E tudo isso impacta diretamente em diversas áreas do mercado de trabalho atualmente, logo, nas empresas que trabalham com o atendimento ao cliente não seria diferente. É preciso respeitar esses limites apresentados e disponibilizar uma operação que mostre que o importante é conseguir cumprir com as demandas, sem que eles se sintam completamente atarefados e esgotados.  

Se os atendentes acabarem se sentindo improdutivos pela pressão constante da operação, eles podem acabar não atendendo da melhor forma o cliente que for contactar a sua empresa, transformando a operação em ineficiente, sem qualidade e produtividade no atendimento.

‍

Alguns exemplos de produtividade no atendimento

Como já foi abordado anteriormente, o conceito de produtividade não é mais o mesmo: o colaborador precisa fazer tudo ao mesmo tempo, ficando sem organização e extrapolando os limites das horas de trabalho.

Então, como é possível ter produtividade no atendimento, entregar trabalhos com qualidade e eficiência, manter a consistência e atender os clientes, tudo isso no tempo ideal e estipulado? Para te ajudar a responder essa pergunta, elaboramos algumas dicas para você seguir:

‍1- Focar em uma tarefa por vez

Não é necessário, e completamente contraproducente, fazer mais de uma tarefa por vez. Muito se fala nos profissionais multitasks, mas isso não significa que precisa fazer tudo ao mesmo tempo e de uma vez só. 

O profissional multitask é aquele que dispõe da facilidade em realizar ações diferentes ao mesmo tempo, mas isso não deve ser uma regra. Até porque a pessoa que consegue fazer isso, executa com facilidade e sem muito esforço. Para aqueles que precisam focar em um só trabalho, para entregar com boa qualidade, deverá optar por essa opção, mesmo que isso exija mais tempo para execução. 

Então, a produtividade no atendimento pode ser alcançada dessa forma: cada agente, analistas e colaboradores deverão fazer suas tarefas uma por vez. Assim, a operação terá mais garantia de que elas estão sendo entregues com qualidade e foco exigidos.

‍2- Evitar distração

Como em qualquer ambiente de trabalho, nas operações de atendimento ao cliente é de extrema importância a necessidade de evitar qualquer tipo de distração. O motivo para isso está atrelado ao fato de que os colaboradores conseguem se concentrar, com mais facilidade, em uma tarefa, quando não há barulhos e ações externas que possam atrapalhar seu desempenho. 

Portanto, na hora do trabalho e da realização da tarefa é recomendado foco total. E, para isso, é aconselhável usar diferentes métodos de concentração, como: fazer pequenas pausas, deixar o seu local de trabalho organizado e limpo, não deixar o celular por perto, organizar bem suas tarefas e passos a passos, e entre outros.

3- Apostar em tecnologias

As tecnologias podem ser motivos de distração para algumas pessoas, na hora de realizar suas tarefas, mas dizer que elas não servem para aumentar a produtividade no atendimento, se forem usadas da forma correta, é errôneo. 

Assim como tudo na vida, a tecnologia precisa ser bem balanceada e usada com um objetivo definido. Então, para as operações de atendimento ao cliente, que já usam com bastante frequência diferentes tecnologias, é indicado que, sempre que possível, usem de ferramentas que vão oferecer otimização para os processos do dia a dia. 

Um bom exemplo disso são as plataformas na nuvem, ou as plataformas SaaS. Elas ajudam a acelerar,  a gerenciar melhor, organizar, delegar, analisar e observar as ações necessárias para o funcionamento da operação.

Plataforma de telefonia na nuvem como forma de ajudar na produtividade 

As plataformas de telefonia na nuvem são soluções que ajudam a melhorar o relacionamento dos clientes com a sua empresa, aumentam a produtividade no atendimento e diminuem os custos operacionais. Além disso, sua implementação costuma ser simples, sem precisar de equipamentos e estruturas físicas para funcionar. 

Com o uso delas, os seus consumidores terão um lugar para tirarem suas dúvidas, fazer reclamações e solicitações de pedidos e compras, elogiar algum produto, serviço e até mesmo o atendimento recebido e entre outros.

Essa ferramenta pode ajudar na produtividade por possuir mecanismos que ajudam a acelerar as tarefas e processos do dia a dia, como as que o Atende Simples possui:

• URA inteligente;
• Integrações com outros sistemas da operação;
• Dashboard em tempo real;
• A possibilidade de realização de pesquisas de satisfação;
• Filas de atendimento; 
• Callback; 
• E muito mais;

Todos esses recursos contribuem para uma operação de atendimento mais organizada, estruturada e focada na qualidade do serviço prestado. Consequentemente, a produtividade do atendimento acaba se mantendo, por conta da possibilidade de análises a qualquer momento, garantindo uma gestão mais escalável e performática.

O que fazer agora?

Com esse conteúdo, você já sabe como as plataformas de telefonia na nuvem podem ajudar a sua operação de atendimento a alcançar a produtividade que deseja. Então, por isso, fale com um dos nossos especialistas e conheça mais sobre a nossa solução, para você começar agora a escalar seu negócio.

Gostou de saber sobre o assunto? Confira mais conteúdos como esse no nosso blog,  assine nossa Newsletter, para ficar por dentro das novidades do mercado de atendimento, e acesse nossas redes sociais: Instagram, Facebook e LinkedIn.